Risicomanagement
De belangrijkste risico’s en de opzet en de werking van de risicobeheersingsystemen bij Batenburg Beheer N.V. worden onderstaand toegelicht onder verwijzing naar best practice II.1.4 van de Corporate Governance Code.
In 2009 is risicomanagement binnen Batenburg Beheer N.V. verder verbeterd. Komend vanuit een fase met een oriëntatie op risicobewustwording en -reductie is in het Batenburg Enterprise Risk Management systeem (BERM) een nieuwe fase ingegaan. Deze is nog meer gericht op het beheersen van de risico's met behulp van zogenaamde "key controls". Door de periodieke interactieve vaststelling van de belangrijkste risico's bij de bedrijven wordt het systeem en de risicobeperkende aanpak actueel gehouden. De aanpak concentreert zich op de hoofdonderwerpen: Verkoop en Marketing, Inkoop en Logistiek, Personeel, Beheersing van projecten/productie, Strategie, Juridisch en Compliance, Automatisering, Belastingen en Rapportage.

Batenburg Beheer N.V. heeft met haar installatie- en handelsactiviteiten te maken met een grote verscheidenheid van risico’s. Hierna wordt een overzicht gegeven van de op dit moment belangrijkste risicogebieden. De belangrijkste risico’s worden onderstaand nader toegelicht.

Strategisch
De Batenburg-werkmaatschappijen zijn gepositioneerd in relatief open en transparante afzetmarkten wat concurrentie in de hand werkt. In de installatietechniek vindt met name bij een afnemende vraag concurrentie veelal plaats op prijs, zelfs bij complexe opdrachten waarbij de total cost of ownership eigenlijk belangrijker is dan de initiële investering. In de technische handel wordt bij sommige productlijnen hinder ondervonden van producenten die via webapplicaties de producten rechtstreeks aanbieden.
In het algemeen geldt dat acquisities risicovoller zijn dan autonome groei. In de volwassen afzetmarkten die jaarlijks beperkt groeien zijn acquisities echter nodig om de beoogde groei te realiseren. Voorafgaand aan de acquisitie gaat veel aandacht uit naar de mate waarin de cultuur van de over te nemen onderneming aansluit op de Batenburg-cultuur. Voorts achten wij de continuïteit in management en kader na overname van groot belang om een goede integratie tot stand te brengen.

Operationeel
Door spreiding van activiteiten over afnemersgroepen en deelmarkten wordt de cyclische gevoeligheid van de activiteiten enigszins beperkt. Ook het vroegcyclische karakter van de Handelsgroep en het laatcyclische karakter van de Installatiegroep heeft een dempende werking. Een algehele recessie zoals zich in het afgelopen jaar heeft voorgedaan is echter ook bij Batenburg Beheer N.V. voelbaar. Ondanks de aandacht voor kostenreductie voor efficiënter werken kan niet voorbij worden gegaan aan het feit dat het tekort aan technisch en commercieel geschoold personeel de komende jaren blijft aanhouden. Demografische factoren zijn hier mede debet aan, maar ook de geringe instroom in de technische opleidingen is zorgwekkend te noemen. Instroom van jonge medewerkers is van belang voor continuïteit in de kennisoverdracht en om de stijging van de gemiddelde uurlonen te beperken. Contacten met scholen, het bieden van stage- en opleidingsplekken en aantrekkelijke loopbaanperspectieven blijven van groot belang om medewerkers aan te trekken en te behouden. Projectbeheersing is vooral van belang voor de installatiebedrijven. Wij zien een toename van grotere complexe opdrachten, waarbij ook in het afgelopen jaar design- en constructprojecten zijn aangenomen en uitgevoerd. Bij grotere multidisciplinaire projecten wordt steeds belangrijker de risico’s en aansprakelijkheden van de contractpartijen vooraf goed vast te leggen. Dit geldt voor het afbakenen van de uit te voeren werkzaamheden en voor de consequenties als één van de partijen verzaakt, maar ook voor het vastleggen van garantieafspraken die betrekking hebben op de periode na de oplevering. In de dagelijkse werkzaamheden zijn veel medewerkers afhankelijk van de goede werking van ICT-systemen. De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in het beperken van ICT-risico’s door invoering van nieuwe ERP-systemen en het centraal opslaan en beheren van data. Daarbij is aanscherping van procedures gericht op een hoge mate van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van elektronische data een permanent aandachtspunt. Verdere uniformiteit in de gebruikte ERP-systemen wordt wenselijk geacht uit hoofde van informatie-uitwisseling, risicobeheersing en efficiency.

Financieel
Belangrijke financiële risico’s betreffen het werkkapitaal (vooral debiteuren en voorraden) en het “weerstandvermogen” van contractpartners. In 2009 is het beheer van voorraden en debiteuren aangescherpt en dit wordt in 2010 gecontinueerd. In het bijzonder in de bouwsector en bij de hieraan gerelateerde bedrijven worden het komende jaar de nodige financiële probleemsituaties verwacht. De lang aanhoudende vorst begin 2010 zorgt ervoor dat aannemers in de problemen kunnen komen als over een langere periode niet gefactureerd kan worden. Het spanningsveld bij beheersing van de omvang van de voorraad zal in 2010 groter worden. Enerzijds dient gewaakt te worden voor technische veroudering van aangehouden voorraden bij lagere afzetvolumes. Anderzijds zien wij de nodige logistieke problemen ontstaan bij buitenlandse toeleverende productiebedrijven die de productiecapaciteit in de afgelopen twee jaar stevig naar beneden hebben aangepast. Zo wordt bijvoorbeeld bij het wereldwijd inkopen van elektronicacomponenten begin 2010 al hinder ondervonden van sterk oplopende levertijden. Bij het aantrekken van de economie kan de volatiliteit van de grondstoffenprijzen toenemen en invloed hebben op de kostprijzen in de Installatie- en de Handelsgroep. De loonontwikkeling zal beheerst zijn in 2010. Bij het aantrekken van de economie zal de schaarste op de arbeidsmarkt voor technisch-commercieel personeel zich weer doen gelden.

Verslaglegging
Het rapportage- en verslagleggingsysteem is van groot belang bij het beheersen van de risico’s. De onderdelen van Batenburg Beheer N.V. leveren maandelijks een rapportage aan met belangrijke financiële en operationele elementen zoals productie en omzet, debiteuren- en voorraadpositie, offertes en opdrachten, werkvoorraad en orderpositie, factuur- en geldstromen. Per kwartaal wordt een geconsolideerde balans en een winst- en verliesrekening opgemaakt met toelichtingen. Tussentijds worden de budgetten voor het lopende jaar geactualiseerd aan de hand van prognoses van directies van de werkmaatschappijen. Kwartaalrapportages worden besproken met de Raad van Commissarissen.

Risicobeheersing en –controlesystemen
In het algemeen geldt dat het lopen van risico’s in verhouding moet staan tot de omvang van de betreffende activiteiten en het behaalde rendement. Per geval wordt bekeken of het daarbij zinvol is het risico te mitigeren door het bijvoorbeeld bij een verzekeraar onder te brengen, dan wel zelf de risico’s te aanvaarden, maar deze vooraf zo goed mogelijk in kaart te brengen.

Het risicomanagement binnen Batenburg Beheer N.V. kent verschillende facetten. De risico’s die samenhangen met de strategie, compliance en financiële verslaglegging komen regulier aan de orde in overlegsituaties waarbij commissarissen, holdingdirectie en het management van de werkmaatschappijen in wisselende samenstellingen zijn betrokken. Commissarissen bezoeken met regelmaat werkmaatschappijen om zich op de hoogte te stellen van de gang van zaken binnen de ondernemingen. De directies van de werkmaatschappijen zijn verantwoordelijk voor de werking van het risicomanagementsysteem in hun eigen onderneming. Ieder kwartaal worden bevindingen aan de holding gerapporteerd in het Batenburg Enterprise Risk Managementsysteem (BERM). Dit systeem is gebaseerd op de uitgangspunten van het COSO-model, waarbij de inrichting is toegesneden op de specifieke activiteiten van de twee segmenten Installatietechniek en Technische Handel in de Batenburg Groep. De bevindingen en maatregelen ter beheersing van de risico's worden intern vastgelegd en regelmatig met de directies van de werkmaatschappijen besproken. Vervolgens komen de uitkomsten in het overleg van de Directie met de Raad van Commissarissen aan de orde.
Het financiële beheersingssysteem van Batenburg Beheer N.V. omvat onder meer het toezicht op de realisatie van de beleidsplannen van de werkmaatschappijen. De holding toetst vooraf of de voorgestelde aanpak aansluit op de groepsdoelstellingen. Na de gezamenlijke vaststelling van de plannen leggen de directies van de werkmaatschappijen verantwoording af door middel van een vaste rapportagestructuur, tussentijds overleg met de holding, een jaarrekening en een formele aandeelhoudersvergadering per werkmaatschappij. Andere elementen van het beheersingssysteem zijn de betrokkenheid van de holdingdirectie bij substantiële investeringsbeslissingen, het aannemen van grote opdrachten, de benoeming en het ontslag van sleutelfunctionarissen en de financiering en verzekering van de activiteiten.
De accountant beoordeelt jaarlijks volgens een risicogerichte aanpak de belangrijkste aspecten van de opzet en werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controlemaatregelen. Hij maakt bij de inrichting van de controle gebruik van de vastleggingen in BERM. De bevindingen worden gerapporteerd aan de directies van de werkmaatschappijen, de holdingdirectie en de Raad van Commissarissen. Zowel de holdingdirectie als de directeuren van de werkmaatschappijen leggen verantwoording af in een bevestigingsbrief bij de jaarrekening (de “Letter of Representation”).

De Directie is zich ervan bewust, ondanks alle inspanningen dienaangaande, dat de opgezette beheersingssystemen geen absolute zekerheid kunnen bieden dat de doelstellingen worden gerealiseerd, noch dat deze systemen onjuistheden van materieel belang, verlies, fraude en handelingen in strijd met wetten en regels geheel kunnen voorkomen. De systemen dienen ertoe dat de Batenburg Groep op een verantwoorde en beheerste wijze blijft ondernemen. Risicomanagement wordt op een positieve wijze gebruikt om te zorgen dat het bijdraagt aan een betere beheersing van de processen en het nemen van gecalculeerde en verantwoorde risico’s.

In Control Verklaring
De Directie is verantwoordelijk voor de inrichting en de effectiviteit van de systemen voor risicobeheersing en interne controle. Met inachtneming van het voornoemde is de Directie van Batenburg Beheer N.V. naar beste weten van mening:

• dat  de risicobeheersing- en interne controlesystemen een redelijke mate van zekerheid verschaffen dat de financiële verslaglegging geen materiële onjuistheden bevat;
• dat de riscobeheersing- en interne controlesystemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt;
• en dat er geen indicaties zijn dat de risicobeheersing- en interne controlesystemen in het lopende jaar niet naar behoren zullen werken.

Lees verder